A més dels botons, el formulari de creació o edició d’anuncis conté un seguit de camps i paràmetres obligatoris o opcionals. Aquests camps són els següents:
El camp obligatori Títol (v. imatge, 6 i 10) és el nom identificatiu de l’anunci, tant a l’entorn de gestió de l’empleat públic com al portal ciutadà accessible públicament a través d’Internet.
Entorn de gestió:
Es pot definir, indiferentment, a dos camps del formulari i l’un actualitza l’altre. A l’extrem dret de la línia de títol superior s’hi pot veure l’estat en què es troba l’anunci. El límit d’aquest camp és de 300 caràcters.
Portal ciutadà:
El títol definit per l’empleat públic a l’entorn de gestió també és visible al portal ciutadà. Els continguts del títol són localitzables a través del cercador de l’entorn de gestió i a través del cercador del portal ciutadà.
En aquest apartat obligatori del formulari es defineixen els terminis d’exposició pública de l’anunci.
La definició dels terminis d’exposició es fa en dies hàbils, és a dir que se n’exclouen els dies inhàbils definits a la configuració. Tot i això, a més de definir el nombre de dies inhàbils en el camp corresponents del formulari, a títol informatiu, el nombre de dies naturals també apareix just al costat entre parèntesi.
Hi trobem, a més, els calendaris desplegables que permeten definir les dates d’inici i final dels terminis d’exposició pública de l’anunci. Els dies hàbils hi apareixen remarcats amb una numeració en negreta i els dies inhàbils amb un tipus de lletra normal. Tots els diumenges hi apareixen definits per defecte com dies inhàbils:
Inici de publicació:
Final de publicació:
Alhora, també hi trobem l’opció que ens permet decidir que l’anunci es publiqui de manera permanent a fi de facilitar l’ús de l’e-TAULER per a publicar-hi aquelles informacions oficials no sotmeses a terminis legals d’exposició pública. En cas de seleccionar aquesta opció, desapareix la possibilitat de poder definir una data de finalització:
Portal ciutadà:
Els terminis d’exposició pública definits per l’empleat públic a l’entorn de gestió també són visibles al portal ciutadà:
En cas d’exposició permanent només hi apareix la data d’inici d’exposició:
Condicionants:
En definir els terminis d’exposició pública d’un anunci hem de tenir en compte els següents condicionants:
- El calendari de final de publicació no permet triar una data que ultrapassi els dies màxims de publicació definits a la configuració.
- En cas de rebre’s un anunci a través de la tramesa interadministrativa de l’EACAT la data de fi d’exposició pública del qual és superior a aquest sostre màxim, si volem respectar la data proposada per l’ens emissor de l’anunci, haurem d’augmentar els dies màxims de publicació a la configuració. En cas contrari, en desar aquest esborrany o validar- lo es perd la data predefinida per l’ens emissor i es fixa la data màxima permesa com a fi de publicació.
- En cas de reduir-se el sostre màxim, aquesta decisió afecta en els mateixos termes descrits en el punt anterior (2) tots els anuncis desats prèviament en estat Esborrany o els anuncis en estat Programat que es retornin a l’estat Esborrany; però no pas als programats que seguiran el seu cicle de publicació quan pertoqui o els que estiguin en estat Publicat.
El camp obligatori Expedient és l’espai on es consigna una referència alfanumèrica d’ordre intern que identifica els anuncis:
i ajuda a localitzar-los mitjançant el cercador de l’entorn de gestió en la seva modalitat avançada:
No és visible al portal ciutadà, però sí és localitzable mitjançant el seu cercador i també apareix a la diligència:
Els continguts de l’expedient són localitzables a través del cercador de l’entorn de gestió i a través del cercador del portal ciutadà. El límit d’aquest camp és de 256 caràcters.
En cas que tinguem activats el castellà i/o l’aranès a la configuració, en clicar en els botons corresponents podem introduir opcionalment la traducció dels camps Títol, Descripció i Referències i annexar un versió traduïda del fitxer de l’anunci en el camp Document:
Les versions traduïdes en els idiomes activats, a més del català permanentment actiu, són accessibles des de la part superior dreta del portal ciutadà:
IMPORTANT: els literals de la interfície apareixen traduïts en l’idioma corresponent però, tal com s’indicava més amunt, la versió traduïda del Títol, la Descripció i el Fitxer PDF és responsabilitat dels editors de l’ens titular del servei. El mateix s’esdevé amb els elements de classificació definits a la configuració i, en cas de no dur-se a terme, s’ofereix la versió original i per defecte en català. El límit de caràcters dels camps d’altres idiomes és el mateix que el de la versió en català.
Aquest camp obligatori permet una prefiguració resumida dels continguts de l’anunci pròpiament dit, adjunt en format PDF més avall. El cercador en la seva modalitat avançada inclou les paraules d’aquest camp. El camp de descripció de l’anunci és visible al portal ciutadà:
Els continguts de la descripció són localitzables a través del cercador de l’entorn de gestió i a través del cercador del portal ciutadà. El límit de caràcters de 900
El document de l’anunci pròpiament dit s’ha d’adjuntar de manera obligatòria des d’aquest apartat:
El format ha de ser necessàriament PDF i, en cas de pujar-se un fitxer en un altre format, es rep un missatge d’advertiment quan s’intenti desar l’anunci, s’intenti enviar-lo a validar o a publicar-lo:
El PDF és signat en cas d’haver-se seleccionat aquesta opció a la configuració, però es respecta la signatura dels anuncis que hagin estat signats prèviament. El límit màxim d’emmagatzematge és de 40 MB.
El fitxer PDF és publicat al portal ciutadà des del qual hom el pot descarregar mentre duri del termini d’exposició pública:
Els continguts del document no són localitzables a través del cercador de l’entorn de gestió ni a través del cercador del portal ciutadà.
Aquest camp opcional del formulari permet afegir referències web i/o documents annexos.
S’ha d’introduir un text en el camp Nom i un enllaç en el camp URL o triar un document emmagatzemat al disc dur del nostre ordinador:
Es poden crear tantes referències web o annexar tants documents com es vulgui, es poden esborrar els que hi hagi o editar-los.. Les referències són visibles al portal ciutadà i els documents annexos hi són descarregables:
El límit de caràcters tant del camp Nom com del camp URL és de 256 caràcters i els documents annexos tenen el límit de 20 MB cadascun.
També s’inclou la possibilitat d’incloure un avís en cas que la URL porti fora de la seu electrònica. En cas de seleccionar-se aquesta opció, l’avís és visible a l’anunci corresponent, un cop apareix publicat al portal ciutadà i en passar-hi el cursor per damunt de la icona de fletxa.
IMPORTANT: Les referències en forma d’URL o de document annex són informació accessòria i complementària i, per tant, no s’inclouen a les diligències.
Dos menús desplegables permeten decidir el format i l’idioma de la diligència d’aquell anunci concret, malgrat allò que s’hagi definit per defecte a la configuració. Un cop retirat l’anunci es poden tornar a generar les diligències en un nou format o idioma
És un camp opcional on incloure-hi informació complementària d’ordre intern, exclusiva de l’entorn de gestió, relativa a l’anunci. Els textos d’aquest camp no són indexats i, per tant, no són localitzables ni a través del cercador de l’entorn de gestió ni mitjançant el cercador del portal ciutadà. El límit de caràcters és de 900. Els continguts d’aquest camp no són visibles al portal ciutadà.
En aquesta zona del formulari de creació d’un nou anunci hi apareixen els elements de classificació que hagin estat activats a la configuració:
La Procedència és l’únic dels tres elements de classificació l’activació del qual no és opcional a la configuració. No es pot desactivar atès que els anuncis provinents d’altres administracions públiques que es reben a través d’EACAT sempre són classificats per defecte amb la seva procedència externa com a categoria i amb el nom de l’ens emissor de l’anunci com a subcategoria. En cas que no hi hagi cap categoria creada i activada en algun dels tres elements de classificació disponibles, en crear-se un nou anunci a l’entorn de gestió només podrem classificar l’anunci mitjançant la seva procedència externa.
i en cas de no classificar-se com Extern reben aquest missatge d’advertiment en intentar donar continuïtat al procés de publicació:
La classificació per Procedència permet triar entre Intern i Extern:
Intern: aquesta opció permet obrir un menú desplegable on hi trobarem les categories que hi hagi definides a la configuració.
IMPORTANT: En cas que no s’hagi creat cap categoria interna a la configuració no es podrà classificar amb com a anunci intern.
Un cop triada la categoria, cal triar qualsevol de les subcategories que en depenguin, si pertoca:
Extern: aquesta opció permet obrir un menú desplegable per tal de classificar l’anunci com a De dins de Catalunya o De fora de Catalunya:
• De dins de Catalunya: en cas de triar aquesta opció, s’ha d’introduir en el camp inferior el nom de l’ens el qual ens és proposat a mesura n’escrivim el nom:
• De fora de Catalunya: en cas de triar aquesta opció s’ha d’omplir el camp Indiqueu l’ens manualment. Aquest camp té un límit de 256 caràcters.
• Registre d’entrada: aquest camp obligatori també s’ha d’omplir manualment tant en el cas dels anuncis interns com en el dels externs. Aquest camp és localitzable pel cercador de l’entorn de gestió en la seva modalitat avançada i té un límit de 256 caràcters.
Tots els anuncis que es rebin a través d’EACAT en estat Esborrany, per defecte estaran classificats per procedència com a anuncis externs, amb la categoria De dins de Catalunya, amb el nom de l’ens emissor com a subcategoria i amb l’assentament d’entrada de l’EACAT.
En cas d’estar activats altres elements de classificació, com ara per Tipus de document o Matèries, la seva gestió és idèntica a la que hem vist més amunt en parlar dels anuncis de tipus Intern.
Els elements de classificació activats que tinguin associat un anunci que estigui en procés d’exposició pública són visibles al portal ciutadà:
i en entrar en el cos del propi anunci:
• Paraules claus
Les paraules claus faciliten la localització dels anuncis mitjançant el cercador de l’entorn de gestió en la seva modalitat avançada i a través del cercador del portal ciutadà. No obstant això, no apareixen publicades a Internet. Aquest camp és opcional i admet 900 caràcters. Les paraules s’hi han d’introduir separades cadascuna d’elles per una coma.
• NIFs
El camp NIFs serveix per a consignar-hi, opcionalment, els Números d’Identificació Fiscal relacionats amb un determinat anunci, separats per un espai. Funciona com el de Paraules Claus però amb la diferència que no són localitzables a través del cercador de l’entorn de gestió. No obstant això, sí que ho són mitjançant el cercador del portal ciutadà tot i que no hi apareixen de manera visible enlloc. El límit d’aquest camp és de 456 caràcters.
En recuperar un anunci desat en estat Esborrany, Per vistiplau, Programats, Publicats o Retirats a fi de prosseguir-ne l’edició o la consulta de diligències, es disposa de la finestra històric on s’hi recullen les modificacions desades i els canvis d’estat, així com l’usuari que responsable en cada cas.