¿Cómo funciona la gestión del histórico de edictos y anuncios?
(IMPORTANTE: Disponible ente pilotaje. A producción para el resto de entes a partir del segundo trimestre de 2024)
A efectos de potenciar una mejora de la transparencia y la rendición de cuentas, en la nueva a versión del servicio todo anuncio o edicto que se haya publicado en el e-TAULER se verá publicado en el histórico siempre y cuando se dé una de estas 2 circunstancias:
- NO se haya retirado antes de su vencimiento (es decir, si no se ha forzado una retirada antes del plazo previsto).
- NO se haya informado en la creación del edicto o anuncio que contiene datos personales (si se indica esta opción en el edicto, no aparecerá en el histórico una vez vencido el plazo de publicidad).
Figura 1: nuevo entorno de e-TAULER (parte ciudadana) con la consulta de anuncios y edictos históricos
Cabe decir que la publicación de los anuncios y edictos en un histórico se basa en el espíritu de la Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y la Ley estatal 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y también la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y gestión de documentos.
Desde el punto de vista de las tablas de evaluación documental, los trabajos se han basado en los criterios de la TAAD 30, que hace referencia a la publicación oficial de los edictos y anuncios de la Generalidad de Cataluña y de otras entidades o personas , cuando corresponda de acuerdo con el ordenamiento jurídico.
En relación con el plazo de exposición de la información, la TAAD 30 concreta que debe ser de 6 años hasta su eliminación. Ahora bien, el cómputo de tiempo debe iniciarse en la fecha de remisión a la Sindicatura de Cuentas u órganos de control externo, y teniendo en cuenta que esta fecha es muy posterior a la creación del anuncio, se ha consensuado que todo edicto tendrá un período efectivo máximo de publicidad en el apartado histórico de 8 años (para dar margen de tiempo suficiente de publicidad activa, que permita incluir por defecto el plazo de 6 años).
¿Y qué tendré que hacer si no quiero que un anuncio o edicto aparezca en el histórico?
En cualquier momento (sea en el momento de publicación, esté ya publicado, o incluso retirado y ya conste en el histórico), el ente dispondrá de mecanismos para decidir si un anuncio o edicto es necesario que no aparezca en el histórico una vez retirado.
Concretamente la gestión de la visibilidad de un edicto en el histórico se puede realizar desde las dos modalidades disponibles para el servicio. Pantallas “marca blanca” de EACAT o vía integración (WS), tal y como se muestra a continuación:
- Con modalidad “marca blanca” (pantallas de gestión del servicio vía EACAT):
Basta con marcar la opción “contiene datos personales” en la gestión del anuncio y ya no aparecerá en el histórico. Para ello sólo es necesario indicarlo en la pantalla de gestión de la solución tal y como se muestra a continuación:
Figura 2: Imagen de la pantalla EACAT que permite seleccionar que un anuncio/edicto contiene datos personales:
- Con modalidad integración (WS) en e-TAULER:
El modelo de integración incorpora la posibilidad de informar de que un anuncio o edicto no se muestre por defecto en el histórico. Para ello la mensajería permite informar con carácter opcional si el anuncio o edicto “cuentos datos personales” . En caso de que se indique que contiene, el edicto o anuncio ya no aparecerá en el histórico.
Para más detalle sobre el modelo de integración puede consultar específicamente el apartado 3.2 de la documentación publicada en el GITHUB con información de integración de e-TAULER , donde encontrará las novedades opcionales a parametrizar, asociadas a la no publicación de edictos o anuncios en el histórico.
Figura 3: apartado 3.2 de la documentación publicada en el GITHUB con información de integración de e-TAULER
Así pues, sea con opción vía pantallas EACAT o en el caso de ente integrado vía el WS, informando que el anuncio o edicto contiene datos personales, éste dejará de aparecer en el apartado de histórico una vez retirado.